CYFRYZACJA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ

13 lutego br. w Dzienniku Ustaw pod pozycją 357 ukazała się długo oczekiwana ustawa dotycząca cyfryzacji akt pracowniczych oraz skrócenia okresu ich przechowywania. Zasadniczo wprowadzanie przez nią zmiany można podzielić na dotyczące:

- skrócenia okresu przechowywania;

- decyzji o zmianie formy przechowywania akt pracowniczych;

- regulacji raportów informacyjnych do ZUS;

- formy wypłaty wynagrodzenia;

- statusu przedsiębiorców prowadzących działalność polegającą na przechowywaniu akt pracowniczych.

Poniżej po kolei omówię najważniejsze postanowienia.

Zacznijmy od najprostszego. Zmiana formy wypłaty wynagrodzenia za pracę. Obecnie zgodnie z art. 86§3 Kodeksu pracy (KP) wypłata wynagrodzenia w inny sposób niż do ręki pracownika może mieć miejsce tylko gdy tak postanawia układ zbiorowy pracy lub pracownik wyrazi na to zgodę na piśmie. W czasach gdy posiadanie konta bankowego jest rzeczą powszednią takie postanowienia można uznać za archaizm. Dlatego nowe brzmienie przywołanego przepisu „Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.” Moim zdaniem będzie bardziej odpowiadała realiom.

Należy jednak pamiętać, że ponadto:

- w art. 221 §2KP – dodano możliwość żądania od pracownika podania numeru konta bankowego, gdy nie złoży on oświadczenia o wypłacie do ręki;

- wciągu 21 dni od daty wejścia w życie przepisów pracodawca musi powiadomić pracowników, którym wypłacane jest wynagrodzenie w gotówce o potrzebie wskazania konta bankowego lub złożenia oświadczenia o kontynuacji wypłaty wynagrodzenia w dotychczasowej formie.

Pracownik będzie mógł złożyć ww. oświadczenie w formie pisemnej lub elektronicznej. W takiej samej formie będzie można niedługo prowadzić akta pracownicze. Na mocy nowego art. 948 KP pracodawca będzie podejmował decyzję o zmianie formy prowadzenia akt pracowniczych: papierowej czy elektronicznej. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

O podjęciu decyzji zmiany formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej pracodawca będzie musiał powiadomić zarówno obecnych pracowników jak i byłych. Dodatkowo w takim powiadomieniu musi wskazać termin na odebranie poprzedniej wersji dokumentacji w terminie 30 dni od powiadomienia. Wskazuje to na fakt, ze jak już podejmiemy decyzje o zmianie formy to obejmujemy zmiana wszystkie przechowywane akta pracownicze

Ustawa przewiduje, że w przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej we wskazanym terminie, pracodawca będzie mógł ją zniszczyć. W przypadku śmierci pracownika osobami uprawnionymi do odbioru poprzedniej formy dokumentacji pracowniczej będą członkowie najbliższej rodziny wymienieni w art. 949 §3 KP. Dodatkowo w przepisach dodano uprawnienie dla pracownika, byłego pracownika lub wspomnianych wyżej członków najbliższej rodziny do żądania od pracodawcy wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek.

Zgodnie z nowymi przepisami dokumentację pracowniczą ze stosunków pracy zawartych po wejściu w życie ustawy będzie trzeba przechowywać przez okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł. Jest to znaczne skrócenie okresu przechowywania bowiem dla przypomnienia obecnie wynosi o 50 lat.

W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy ustawa przewiduje „kontynuacje” prowadzenia dokumentacji pracowniczej, po ustaniu ponownego zatrudnienia okres przechowywania akt liczy się na nowo.

Po wejściu w życie przepisów ustawy pracodawca wraz z świadectwem pracy będzie zobowiązany do przekazania pracownikowi informacji (w wersji papierowej lub elektronicznej) o:

1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;

2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;

3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym terminie.

Zniszczenie dokumentacji na mocy ustawy powinno być przeprowadzone do 12 miesięcy od upłynięcia terminu na jej odbiór. Dokumentacja powinna być zniszczona w sposób uniemożliwiający jej odtworzenie.

Biorąc pod uwagę obecne problemy z staraniem się przez byłych pracowników w ZUS o prawidłowe naliczenie emerytury, skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej może być dyskusyjne. Z pewnością z tego powodu ustawodawca umożliwił zainteresowanym odbiór dokumentów ich dotyczących. Z drugiej strony omawiana ustawa wprowadza również nową instytucję w zakresie przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych. W ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych pojawi się instytucja „raportu informacyjnego”. Będzie to przekazywane do ZUS zestawienie informacji dotyczące ubezpieczonego, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. Co to zestawienie będzie zawierać? Wszelkie dane niezbędne do prawidłowego naliczenia podstawy naliczenia emerytury lub renty plus informacje o dacie, trybie rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawie prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Pozostaje mieć tylko nadzieję, że w ZUS wspomniane raporty nie zawieruszą się.

Na przygotowanie się do wejścia w życie ww. przepisów mamy sporo czasu. Ustawodawca ustalił vacatio legis do 01.01.2019r.. Tak więc na ostateczną odpowiedź na pytanie jak nowe przepisy będą funkcjonować musimy poczekać. Tym bardziej, że wraz z wejściem w życie nowego kodeksu pracy oraz RODO omawiana przeze mnie zmiana może okazać się nie do końca do wdrożenia.